Müssen fehlende Lizenzen für Zusatzprodukte bei Bestehen einer Enterprise Agreement Subscription (EAS) jährlich oder unmittelbar mit Auftreten der Unterlizenzierung bestellt werden?

Sie müssen unmittelbar mit Auftreten der Unterlizenzierung bestellt werden, wenn dies in einer entsprechenden Fußnote im Customer Price Sheet (CPS) vermerkt ist.

In den allgemein zugänglichen Quellen von Microsoft erscheint dieser Sachverhalt noch interpretierbar: „Lizenzen für Zusatzprodukte, die noch nicht unter dem Vertrag lizenziert sind, müssen unmittelbar im Monat der Installation erworben werden.“ (Enterprise Agreement Subscription Factsheet, S. 1). Offen bleibt, ob sich die Textstelle auf zusätzliche Lizenzen (ungeachtet eines Produkt-Einsatzes) oder auf die Neueinführung eines bisher nicht genutzten Produktes bezieht.

In den Fußnoten ist vermerkt, wie in dem o.g. Fall zu verfahren ist: „Unless otherwise indicated, if Enrolled Affiliate’s initial Enrollment order has spread annual payments selected, then Enrolled Affiliate submits a true-up order with upfront payment required, Transitions will first be applied to Licenses or Software Assurance on the initial Enrollment order.“ (aus dem CPS eines Microsoft Kunden). Demnach sind unterjährige Erhöhungen des Lizenzverbrauchs von Zusatzprodukten unmittelbar ab Nutzung der Lizenzen zu melden. Ob das Produkt bereits im Unternehmen eingesetzt wird, spielt keine Rolle.

Ob diese Passage in allen CPS vorkommt, anders formuliert ist oder ggf. fehlt, ist derzeit nicht bekannt. Das heißt, es kann bisher nicht von einer Allgemeingültigkeit für alle Kunden ausgegangen werden. Im Umkehrschluss kann das Fehlen der Passage im kundenindividuellen CPS zumindest eine Argumentationsgrundlage darstellen, sofern eine Unterlizenzierung von Zusatzprodukten unter dem EAS festgestellt werden. In jedem Falle sind die Fußnoten des CPS stets für eine Analyse der Lizenzsituation hinzuzuziehen.

Quellen:

Enterprise Agreement Subscription Factsheet

Customer Price Sheet eines Microsoft Kunden